MODUL 5
MENULIS
PROPOSAL DAN LAPORAN
KEGIATAN
BELAJAR 1
Menulis Laporan
A. PENGERTIAN
LAPORAN
Menurut Himstreet, et al. (1983:109), laporan adalah “pesan
yang disampaikan secara sistematis dan objektif yang digunakan untuk
menyampaikan informasi dari satu bagian organisasi kepada bagian lain guna
membantu pengambilan keputusan atau memecahkan persoalan”. Dengan mengacu pada
pengertian diatas kita bisa menyatakan bahwa laporan itu (a) diminta oleh oran
yang wewnangnya lebih tinggi, (b) arusnya dari bawah ke atas; (c) ditulis
secara sistematis; (d) objektif, dan (e) dipesiapkan untuk khalayak yang yang
terbatas.
B. JENIS LAPORAN
Klasifikasi petama yaitu laporan formal dan laporan informal.
Laporan formal umumnya menekankan objektivitas, dengan struktur organisasi
pelaporan yang ketat, memuat fakta dan data secara rinci, analitis dan
mendalam, dan penulisannya menghindari ungkkapan-ungkapan personal. Sedangkan
laporan informal biasanya hanya singkat dan menggunakan bahasa yang tidak baku.
Memo intern bisa juga kita sebut sebagai satu bentuk laporan informal. Panjang
pendeknya laporan akan berkaitan dengan formal dan tidak formalnya laporan.
Ada laporan yang bersifat informatif dan adapula yang
bersifat analitis. Laporan informatif menyajikn informasi objektif tentang
salah satu bagian/divisi dalam organisasi/lembaga bisnis yang disampaikan
kepada bagian/divisi lain dalam organisasi. Sedangkan laporan analitis
menyajikan data untuk membantu memecahkan persoalan. Contoh laporan informatif
diantaranya: neraca keuangan bulanan, laporan jumlah karyawan, yang mangkir dan
laporan tahunan omset penjualan produk. Contoh laporan analitis diantaranya
berupa penilaian kelayakan bisnis properti, atau laporan studi kelayakan yang dibuat perusahaan konsultan.
Berdasarkan hal tersebut laporan terbagi menjadi laporan
vertikal atau lateral. Fungsi laporan vertikal ini merupakan pelaksanaan salah
satu fungsi manajemen yakni kontrol. Sedangkan laporan lateral, disampaikan
pada unit kerja atau bagian yang berbeda namun secara hirearkis levelnya sama
pada satu organisasi/lembaga bisnis.
Selain itu dikenal juga laporan eksternal dan laporan
internal. Laporan eksternal disampaikan ada luar organisasi, sedangkan laporan
internal disampaikan pada dalam lingkungan organisasi. Disamping itu ada juga
laporan berdasarkan jangka waktu pembuatan yang dinamakan laporan fungsional.
Laporan berkala atau reguler, dibuat berdasarkan jadwal yang sudah ditetapkan.
Misalnya laporan produksi dan penjualan harian.
C. BENTUK-BENTUK LAPORAN
Bentuk-bentuk laporan seperti
berikut ini.
1. Laporan Informal
a.
Memorandum,
merupakan laporan rutin yang di distribusikan secara internal meski mungkin
juga secara eksternal.
b.
Surat,
Surat biasanya hanya ditujukan pada pihak yang berada di luar organisasi.
c.
Manuskrip,
merupakan semacam laporan resmi namun lebih ringkas.
d.
Laporan
justifikasi, merupakan laporan yang mendukung pengambilan keputusan atau
tindakan tertentu untuk menyelesaikan masalah.
e.
Laporan
berkala, merupakan laporan yang disampaikan pada jangka waktu tertentu.
f.
Laporan
staf, merupakan laporan yang disampaikan staff pada atasannya.
g.
Laporan
kelayakan, merupakan laporan untuk pengambilan tindakan tertentu.
h.
Laporan
audit, laporan ini berisikan informasi tentang beberapa hal dari fase operasi
organisasi.
2. Laporan Formal
Laporan Formal dapat dilihat
berdasarkan:
a.
Panjangnya,
yang lebih panjang dari laporan informal.
b.
Formatnya,
mengikuti format konvensional dan tidak mengikuti format standar yang
ditetapkan seperti dalam laporan informal.
c.
Lebih
banyak menggunakan ilustrasi grafis seperti tabel, bagan, dan grafi.
d. Ditulis dala gaya bahasa resmi dan
menggunakan bahasa baku.
D. FORMAT LAPORAN
Ada
tiga hal yang penting untuk diperhatikan dalam menentukan panjang dan format
laporan, yaitu:
1. Apa yang ingin dilaporkan.
2. Apakah urutan laporan bersifat
langsung atau tidak langsung, dan
3. Apakah mengikuti urut-urutan logis
atau topikal
E. ORGANISASI LAPORAN
Penulisan laporan formal
umumnya terdiri atas:
A. Pembukaan, yang meliputi:
1.
Judul
laporan
2.
Lembar
otorisasi
3.
Surat
pengantar
4.
Daftar
isi
5.
Daftar
tabel
6.
Daftar
gambar
7.
Abstrak/Rangkuman
B. Isi
1.
Pendahuluan
a.
Latar
belakang
b.
Rumusan
Masalah
c.
Ruang
Lingkup
d.
Metodologi
e.
Batasan
Masalah
f.
Latar
belakang sejarah permasalahan
g.
Organisasi
Laporan
2.
Penutup
a)
Rangkuman
b)
Kesimpulan
c)
Rekomendasi
3.
Lampiran
a)
Bibliografi
b) Lampiran-lampiran
KEGIATAN
BELAJAR 2
Menulis Proposal
A.
PENGERTIAN
PROPOSAL
Proposal dapat dirumuskan sebagai dokumen pengajuan dokumen
dari pihak luar kepada suatu organisasi atau dari seseorang secara hirearkis
lebih rendah kepada orang lebih tinggi kewenangannya. Dengan demikian, di dalam
proposal tersebut akan ada (a). Usulan kegiatan, (b) bentuk kegiatan, (c)
pengusul kegiatan, dan (d) penerima usul kegiatan.
B.
JENIS
JENIS PROPOSAL
Ada beberapa jenis proposal yang kita kenal, yaitu:
1.
Proposal
Program, merupakan usulan penyelenggaraan program yang akan terdiri dari
lingkungan internal maupun luar organisasi.
2.
Proposal
Kegiatan, merupakan usulan penyelenggaraan keigatan yang merupakan komponen
atau bagian dari suatu program.
3.
Proposal
kompetitif,
4.
Proposal
teknis, merupakan proposal yang ditulis dengan mengacu pada kerangka acuan
kerja Term Of Reference.
C.
KOMPONEN
PROPOSAL
Secara umum, proposal akan memiliki bagian-bagian sebagai
berikut:
(a). Masalah, (b) Tujuan, (c), Ruang Lingkup, (d)
metode/prosedur, (e) Material/Perlengkapan, (f) Personalia, (g) Tindak
Lanjut/Evaluasi, (h). Biaya/Anggaran, (i). Rangkuman, dan (j)
Lampiran-lampiran.
0 coment�rios:
Post a Comment