RANGKUMAN KOMUNIKASI BISNIS MODUL 1 UNIVERSITAS TERBUKA
MODUL 1
KOMUNIKASI
BISNIS
KEGIATAN
BELAJAR 1
Memahami
Komunikasi Manusia
Sering
dinyatakan bahwa salah satu ciri manusia adalah berkomunikasi
sehingga manusia dinamakan makhluk yang berkomunikasi. Dalam kegiatan
komunikasi itu, pada dasarnya ada 4 kegiatan pokok, yaitu (a) berbicara, (b)
mendengarkan, (c) membaca, dan (d) menulis. Keempat kegiatan tersebut biasanya
dikategorikan menjadi dua bentuk komunikasi yaitu komunikasi lisan dan
komunikasi tertulis. Kegiatan komunikasi lisan merupakan kegiatan komunikasi
yang tertua dalam sejarah peradaban manusia. Kerena kegiatan komunikasi
tertulis dilakukan manusia setelah manusia mengenal huruf.
A.
PENGERTIAN
KOMUNIKASI
Fiske(2004 : 8-9) melihat setidanya
ada dua aliran utama ahli komunikasi dalam merumuskan pengertian komunikasi. Pertama, ahli komunikasi yang merumuskan
komunikasi sebagai penyampaian atau transmisi pesan yang kemudian sebagai
“madzhab proses”. Kedua, ahli
komunikasi yang melihat komunikasi sebagai pembuatan dan pertukaran makna yang
disebut sebagai “madzhab semiotika”. Sedangkan Deddy Mulyana (2005a: 61)
menyebutkan adanya tiga kerangka pemahaman atas komunikasi, yaitu (a)
komunikasi sebagai tindakan satu arah, (b) komunikasi sebagai interaksi, dan
(c) komunikasi sebagai transaksi. Komunikasi sebagai tindakan satu arah melihat
komunikasi sebgai penyampaian pesan (informasi) dari seseorang/lembaga kepada
orang lain. Komunikasi sebagai interaksi menunjukkan komunikasi sebagai proses
sebab-akibat atau aksi-reaksi yang arahnya bergantian. Sedangkan komunikasi
sebagai transaksi memandang komunikasi sebagai proses personal karena makna
atau pemahaman kita atas apa yang kita peroleh sebenarnya bersifat pribadi.
Seorang ahli komunikasi yaitu
Harold D. Lasswell, yang dikenal dengan model Lasswel-nya (lihat, Fiske, 2004:
46). Lasswell merumuskan komunikasi dengan pernyataan dalam bentuk pertanyaan
seperti berikut:
Who
Says what
In Which channel
To whom
With what effect
Apa yang dijelaskan Lasswell itu pada
dasarnya juga menunjukkan komponen-komponen komunikasi, yaitu (a) siapa yang
berkomunikasi atau biasa dinamakan sumber komunikasi/komunikator, (b)
menyatakan apa (pesan/isi komunikasi/informasi yang disampaikan), (d) pada
siapa (penerima/komunikan), dan (c) dengan efek apa.
Apa yang dinyatakan Lassweel tersebut,
dilengkapi dengan apa yang dikembangkan oleh Shannon dan Wever, yang
menyebutkan adanya gangguan dalam proses penyampaian pesan dari
pember/komunikator pada komunikan/penerima. Gangguan tersebut bisa bersifat
teknis, bisa juga bersifat psikologis. Ada juga yang menyebut gangguan
bahasa(semantis).
Shannon dan Weaver ini merupakan
insinyur yang bekerja di Bell Laboratories sehingga proses komunikasi yang
digambarkan bersifat mekanis. Pada gambar 1.1. itu, sumber informasi
(komunikator) menyampaikan pesan melalui transmiter (media) yang kemudian
diubah ke dalam sinyal elektromagnetik yang kemudian diterima pesannya melalui
pesawat penerima sejauh tidak terjadi gangguan sehingga pesan bisa sampai pada
penerima (komunikan).
Everette M. Roger (dalam mulyana,
2005a: 62) menerangkan bahwa komunikasi adalah “proses dimana satu ide
dialihkan dari sumber kepada seorang penerima atau lebih, dengan maksud untuk
mengubah tingkah laku mereka”. Definis tersebut menggambarkan proses sekaligus
tujuan dari proses tersebut, yang dalam ungkapan Lasswell dinamakan sebagak
efek. Mulyana (2005a, 69) sendiri, setelah menguraikan berbagai definisi
komunikasi kemudian menjelaskan bahwa komunikasi disebut proses karena merupakan
kegiatan yang ditandai dengan tindakan, perubahan, pertukaran, dan perpindahan.
Komunikasi bisa kita rumuskan
sebagai proses pertukaran pesan di antara manusia untuk mencapai saling
pengertian atau mengubah sikap, pendapat dan perilaku orang yang kita ajak
berkomunikasi. Baik secara verbal maupun nonverbal.
B.
PROSES
KOMUNIKASI
Mulayana (2005a, 69-70) menjelaskan
konteks komunikasi adalah semua faktor yang berada di luar orang yang
berkomunikasi. Faktor-fakor tersebut oleh Mulyana dikelompokkan menjadi (a)
fisik seperti cuaca, suhu udara, dan warna dinding; (b) psikologis, seperti
sikap, kecenderungan dan prasangka; (c) sosial, seperti norma kelompok dan
nilai sosial, dan (d) waktu, yaitu saat komunikasi berlangsung.
Model komunikasi lain, yaitu model
S-C-M-R dari David K. Berlo. Berlo menunjukkan faktor-faktor yang mempengaruhi
komunikator (sumber) dan komunikasi (penerima) yaitu keterampilan komunikasi,
sikap, pengetahuan, sistem sosial dan budaya. Sedangkan pesannya sendiri
dikembangkan berdasarkan elemen pesan, struktur pesan, isi pesan, perlakuan (treatment) pesan dan kode pesan.
Sedangkan saluran yang dipergunakan dalam komunikasi akan berkaitan dengan
pancaindra kita. Dalam model tersebut, dikemukakan pengaruh pada sumber dan
komunikan yang bisa menjadi konteks komunikasi.
Model komunikasi berikutnya yaitu
Model Gudykunst dan Kim. Model ini menyebutkan adanya pengaruh kultural,
sosiokultural dan psikokultural pada proses komunikasi. Selain itu, model ini
menyebutkan adanya umpan-balik(feedback)
dalam komunikasi. Berarti model ini membawa kita pada komponen dalam proses
komunikasi yang tidak disebutkan sebelumnya. Misalnya dala Model Lasswell dan
Berlo.
Dengan demikian, kita bisa
menyimpulkan komponen-komponen dalam proses komunikasi yaitu:
1. Komunikator,
yang di dalamnya mencakup faktor-faktor seperti keterampilan komunikasi, sikap,
pengetahuan, dan sistem sosial serta pengaruh kultural, sosiokultural, dan
psikokultural.
2. Pesan, yang
disusun dengan elemen, isi, struktur, tertentu yang merupakan hasil transformasi
dari pikiran/gagasan/perasaan dalam proses encoding
yang dilakukan komunikator yang kemudian di-decode oleh komunikan.
3. Media atau
saluran komunikasi yang diepergunakan untuk menyampaikan pesan yang yang
diserap melalui pancaindera.
4. Komunikan, yang
di dalamnya terkandung faktor-faktor seperti yang ada pada komunikator.
5. Efek, yang
merupakan akibat yang ditimbulkan dari kegiatan komunikasi yang biasanya
dirumuskan sebagai perubahan atau peneguhan sikap, pendapat dan perilaku. Efek
pun ada kalanya disebut sebagai tujuan komunikasi atau untuk menunjukkan
keberhasilan komunikasi.
6. Umpan
balik, merupakan respons komunikasi selama proses komunikasi berlangsung yang
bisa mengubah pesan komunikasi, media komunikasi atau komunikator.
7. Gangguan
Komunikasi, gangguan yang dipandang membuat komunikasi tidak efektif. Gangguan
komunikasi ini bisa berupa gangguan psikologis, gangguan fisik atau gangguan
semantik dan gangguan mekanis.
8. Lingkugan,
merupakan pemberi pengaruh pada proses komunikasi manusia karena proses komunikasi
tidak berlangsung di ruang hampa.
C.
FUNGSI DAN
TUJUAN KOMUNIKASI MANUSIA
Rudolp F.
Verderber (dalam Mulyana 2005a: 4) menyebut fungsi komunikasi itu adalah (a)
fungsi sosial, yaitu untuk tujuan kesenangan, untuk menunjukkan ikatan dengan
orang lain, membangun dan memelihara hubungan, dan (b) fungsi pengambilan
keputusan yaitu memutuskan untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu pada
saat tertentu. Sedangkan William I. Gorden (dalam Mulyana, 2005a: 5)
menyebutkan fungsi komunikasi itu adalah (a) komunikasi sosial, (b) komunikasi
ekspresif, (c) komunikasi ritual, dan (d) komunikasi instrumental. Satu hal
penting yang dikemukakan Gorden mengani fungsi-fungsi komunikasi tersebut
adalah tidak saling meniadakan sehingga fungsi satu peristiwa komunikasi tidak
saling independen melainkan berkaitan dengan fungsi-fungsi yang lain, meski ada
satu fungsi yang lebih dominan.
Dimbley dan
Burton (1985: 16) menyebutkan bahwa tujuan komunikas manusia adalah (a)
informasi, (b) hubungan (relasi), (c) persuasi, (d) kekuasaan, (e) pengambilan keputusan, dan (f) ekspresi
diri. Sedangkan menurut Gordin I. Zimmerman (dalam Mulyana, 2005a: 4) tujuan
komunikasi manusia terbagi menjadi dua bagian utama menjadi: (a) untuk
penyelesaian tugas-tugas penting bagi kebutuhan kita, dan (b) untuk membangun
dan membentuk hubungan dengan orang lain. Kedua tujuan tersebut menunjukkan
bahwa komunikasi memiliki fungsi isi yang melibatkan pertukaran informasi yang
kita perlukan untuk menyelesaikan tugas dan fungsi hubungan yang melibatkan
pertukaran informasi tentang bagaimana hubungan kita dengan orang lain. Namun
yang cukup populer, tujuan komunikasi biasanya dirumuskan: (a)
menginformasikan, (b) mendidik, (c) menghibur, dan (d) mempengaruhi.
D.
ETIKA
KOMUNIKASI
Tindak komunikasi manusiapun tidak
bisa dilepaskan dari nilai-nilai dan etika. Tindak komunikasi merupakan
tindakan yang terikat nilai-nilai dan etika di tempat komunikasi berlangsung.
Komunikasi yang etis dan menghargai nilai-nilai merupakan salah satu
karakteristik komunikasi manusia. Nilai-nilai luhur seperti kejujuran,
ketulusan, kasih sayang dan tanggung jawab akan tercermin dalam komunikasi
manusia. Dengan demikian, pada dasarnya etika komunikasi tersebut bersumber
dari etika sosial tempat komunikasi tersebut dilangsungkan sebagai tindakan
merefleksikan etika dan nilai-nilai tersebut. Selain itu dalam konteks bisnis
ada yang disebut dengan tata krama atau tata cara (code of conduct)
KEGIATAN
BELAJAR 2
Memahami
Komunikasi Bisnis
A.
PENGERTIAN
KOMUNIKASI BISNIS
Rosenblatt, et al., (1977:
3) mendefiniskan komunikasi bisnis sebagai “pertukaran gagasan, pendapat,
informasi, instruksi dan sebagainya yang memiliki tujuan tertentu yang
disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol-simbol atau
sinyal-sinyal untuk mencapai tujuan organisasi”. Dalam definisi tersebut,
mengandung 6 unsur pokok komunikasi bisnis, yaitu (1) bertujuan, berarti komunikasi bisnis harus memiliki tujuan yang
telah ditetapkan sebelumnya sejalan dengan pencapaian tujuan
organisasi/lembaga, (2) pertukaran, kegiatan
ini melibatkan paling tidak dua orang atau lebih yakni komunikator dan
komunikan, (3) gagasan, opini, informasi,
instruksi merupakan isi dari pesan
yang bentuknya beragam bergantung tujuan, situasi dan kondisinya, (4) saluran personal atau impersonal
yang mungkin bersifat tatap muka atau melalui siaran televisi yang
menjangkau jutaan orang secara bersamaan, (5) simbol atau sinyal yang merupakan alat atau metode
yang dapat dimengerti untuk menyampaikan atau menukarkan pesan. Simbol juga
bersifat positif atau abstrak; sinyal bisa berbentuk verbal atau nonverbal.
Tapi yang terpenting adalah bagaimana pesan yang disampaikan bisa dimengerti
dengan baik, (6) pencapaian tujuan
organisasi. Biasanya tujuan organisasi bisnis dikategorikan menjadi (a)
tujuan produktif dan (b) tujuan memelihara.
Bentuk komunikasi bisnis yang dilangsungkan pada umumnya bisa
dikategorikan seperti berikut ini.
1. Komunikasi
dari atasan ke bawahan (downward
communactions). Komunikasi ini bersifat instruksi atau perintah.
2. Komunikasi
dari bawahan ke atasan (upward
communcations). Biasanya berupa usulan, saran atau masukan.
3. Komunikasi
pada sesama (sideways commucations). Komunikasi ini berlangsung dalam
bentuk koordinasi misalnya antara bagian keuangan dengan bagian SDM.
4. Komunikasi
multisaluran (multichannel communications). Merupakan komunikasi yang berlangsung
dengan menggunakan saluran di antara orang dari berbagai jenjang jabatan.
Kegiatan komunikasi dapat dilakukan
dalam wujud kegiatan seperti: (1) Briefing,
(2) Rapat, dan (3) Komunikasi tatap muka.
B.
RUANG
LINGKUP KOMUNIKASI BISNIS
Dalam lingkungan
bisnis sejumlah pihak yang berkepentingan disebut stackholder yang mempengaruhi organisasi secara keseluruhan.
Organisasi memiliki (a) Stackholder internal seperti manajer dan karyawan. (b) stackholder eksternal seperti para
pelanggannya atau organisasi/perusahaan lain seperti perusahaan distributor dan
pemasok. Namun ada juga lingkungan paling luar yang mempengaruhi organisasi
seperti perkembangan teknologi, perubahan politik, dan kondisi sosial ekonomi.
C.
VARIABEL-VARIABEL
KOMUNIKASI BISNIS
Rosenbaltt
menguraikan variabel-variabel komunikasi bisnis dengan memberi tambahan
variabel yaitu variabel konteks sebagai berikut:
1.
Variabel Sumber/Komunikator
Variabel
Sumber/Komunikator merupakan pihak pertama yang mendorong terjadinya komunikasi
atas pihak yang mengambil inisiatif mendorong terjadinya proses komunikasi.
Reaksi atau respons dipengaruhi oleh kredibiltas komunikator. Kredibilitas
dinilai melaui: (1) expertness/keahlian
atau komptensi (comprence), dan (2) dapat dipercaya (truthwortiness)/amana (safety).
2. Variebal
Pesan
Variabel
pesan diartikan sebagai sesuatu yang berupa pengetahuan, gagasan, pendapat,
informasi, atau instruksi yang disampaikan komunikator kepada orang lain, atau
dari suatu lembaga kepada lembaga lain.
3. Variabel
Penerima/Komunikan
Ada yang
merumuskan karakteristik komunikan dengan menggunakan pendekatan demografis
seperti dengan menggambarkan komunkan berdasarkan profil status ekonomi dan
sosial (SES). Ada juga yang menggunakan pendekatan psikologis, seperti menyusun
profil khayalak berdasarkan kebutuhan yang biasanya mengacu pada teori
kebutuhan Maslow.
4. Variabel
Konteks
Konteks
komunikasi itu, bisa bersifat alamiah dan bisa juga memang sengaja dicipatakan.
5. Variabel
Saluran
Komunikasi
yang dilakukan manusia pasti menggunakan saluran komunikasi tertentu. Misalnya
telepon, internet dan udara.
6. Variabel
Efek
Variabel
Efek yaitu ada perubahan pengetahuan pada diri komunikan, yakni dari tidak tahu
menjadi tahu. Seperti perubah sikap. Mulai dari ketersediaan menerima, rasa
suka/tidak suka atau para stackholder
merasa nyaman dengan keberadaan perusahaan dan produknya.
D.
PRINSIP
KOMUNIKASI BISNIS
Murphy dan
Hildebrandt (1991: 78), merumuskan ada 7 prinsip komunikasi bisnis. Prinsip
tersebut adalah:
1. Completeness, yang berarti kita harus
memberikan informasi selengkap mungkin kepada pihak yang membutuhkan.
2. Conciseness, yang berarti komunikasi harus
dikemas menggunakan kata-kata jelas, singkat dan padat.
3. Conretness, yang berarti pesan yang
dikomunikasikan itu disusun secara spesifik dan konkret, bukan abstrak.
4. Consideration, yang berarti pesan yang disampaikan
mesti mempertimbangkan situasi penerima/komunikan.
5. Clarity, yang berarti pesan yang
dikomunikasikan disusun dalam kalimat yang mudah dipahami komunikan.
6. Couretesy, yang berarti sopan santu dan tata
krama merupakan hal yang penting dalam berkomunikasi yang merupakan bentuk
penghargaan kepada komikan.
7. Correctness, yang berarti pesan yang
dikomunikasikan dibuat secara cermat.
0 coment�rios:
Post a Comment