MODUL 2
PESAN
KOMUNIKASI BISNIS
Tipe KomunikasiBisnis
Komunikasi bisnis adalah “interaksi
sosial melalui pesan bisnis” dan kedua, “interaksi bisnis melalui pesan”.
Komunikasi bisnis sama saja dengan bentuk komunikasi pada umumnya, yaitu:
A.
KOMUNIKASI
VEBAL
Komunikasi verbal merupakan
komunikasi yang menggunakan kata-kata atau secara lebih konseptualteoritis
melalui simbol-simbol bahasa. Kata-kata yang disampaikan ada yang lisan dan ada
juga yang tulisan. Menurut Bovee dan
Thill (1989: 57-59), kelebihan komunikasi lisan adalah: (a) komunikasi lisan
memungkinkan terjadinya interaksi; (b) pelaku komunikasi (komunikan dan
komunikator) dapat berbagi, bertukar gagasan dan bekerja sama dalam memecahkan
masalah, karena bisa diperoleh titik temu antar kepentingan; (c) bersamaan
denan itu, pesan nonverbal juga dapat tersampaikan sehingga lebih menegaskan
makna pesan yang disampaikan, dan (d) masing-masing pihak yang terlibat dalam
komunikasi lisan akan merasa nyaman, karena kebutuhan utamanya terpuaskan yakni
kebutuhan untuk diakui sebagai bagian sari komunitas manusia.
Namun, komunikasi lisan seperti
diuraikan di atas juga memiliki kelamahan. Masalahnya biasanya timbul dengan
diawali (a) tidak adanya kesadaran bahwa pembicaraan (komunikasi lisan)
sebenarnya merupakan sarana untuk mencapai tujuan bisnis; sehingga (b)
berbiacara secara spontan, tanpa persiapan apa pun, seperti apa yang akan
dikatakan dan bagaimana cara menyatakannya, juga (c) tak berpikir soal tujuan
komunikasi sehingga tidak merumuskan pesan yang akan disampaikan dan menetapkan
khalayak yang menjadi sasaran; akibatnya (d) tak merancang dan menyampaikan
pesan secara logis, dan sering kali juga (e) demi keuntunga sesaat, kita jad
cenderung memanipulasi pembicaraan, seperti dalam menangani keluhan kustomer,
terkadang yang diutamakan adalah berhentinya kustomer menyatakan keluhannya
bukan terselesaikannya masalah yang dihadapi; ada kalanya juga kita (f)
memualkan sikap yang melecehkan orang lain dan tidak berfokus pada upaya
menumbuhkan “good will” yang
akibatnya bisa memuaskan ikatan relasi bahkan membunuh bisnis sendiri.
Menurut Bovee dan Thill (1989; 84)
penyampaian pesan secara tertulis, mempunyai beberapa keuntungan yaitu: (a)
adanya peluang untuk mengontrol pesan; (b) isi pesan yang kita sampaikan dapat
memuat informasi yang sangat kompleks yang membutuhkan uraian yang sangat
rinci; (c) pesan yang disampaikan dapat didokumentasikan sehingga dapat
dimanfaatkan untuk rujukan pada masa mendatang; (d) pesan dapat disebarkan
secara luas, ketika khalayak yang ingin dijangkau sangat besar dan terpisah
secara geografis, dan (e) bisa dipergunakan bila kita tidak ingin berinteraksi
dengan orang lain karena bertemu langsung dianggap tidak begitu penting.
Perbedaan Penggunaan Komunikasi
Lisan dan Terulis
|
Komunikasi Lisan itu Tepat, Bila
|
Komunikasi Tertulis itu Tepat, Bila
|
|
1. Menghendaki umpan-balik
langsung dari khalayak.
|
1.
Tidak memerlukan umpan-balik lansung.
|
|
2.
Pesannya relatif sederhana dan mudah dipahami.
|
2. Pesannya rumit dan sangat
rinci sehingga membutuhkan perencanaan pesan yang cermat
|
|
3. Kita tidak membutuhkan
dokumen yang permanen
|
3. Membutuhkan adanya dokumen
yang permanen.
|
|
4. Perlu mendorong adanya
interaksi dan pemecahan masalah.
|
4. Hendak meminimalkan
peluang terjadinya distorsi jika pesan disampaikan secara lisan.
|
Sumber : Bovee dan Thill, (1989:
85)
B.
KOMUNIKASI
NONVERBAL
Komunikasi
nonverbal adalah “semua ekspresi eksternal selain kata-kata terucap atau
tertulis (Spokken dan Written word), termasuk gerak tubuh, karakteristik
penampilan karakteristik suara, dan penggunaan ruang dan jarak (Fiske, 2004:
281). Jandt (1998: 99) membagi pengertian komunikasi nonverbal secara sempit
dan luas. Secara sempit, komunikasi nonverbal adalah “penggunaan secara
intensional seperti dalam penggunaan simbol nonlisan untuk mengkomunikasikan
pesan tertentu”. Sedangkan secara luas, komunikasi nonverbal mengacu pada
unsur-unsur lingkungan yang dipergunakan manusia dalam berkomunikasi, seperti
warna dinding tempat percakapan berlangusng.
Menurut
Jandt (1998: 104-116) komunikasi
nonverbal ada 9 jenis. Kita perhatikan jenis-jenis komunikasi nonverbal seperti
berikut ini.
1. Proxemics (Kedekatan), untuk menunjukkan
adanya ruang atau teritorial baku dan ruang personal yang kita gunakan dalam
berkomunikasi.
2. Kinesics (kinesik), untuk menunjukkan
gerak-gerik atau sikap tubuh (gestures), gerak tubuh (body movement), ekspresi wajah, dan kontak mata. Contohnya acungan
jempol untuk pujian.
3. Chronemics (kronemik), yang berkaitan dengan
cara kita menghargai waktu. Misalnya tepat waktu bila berjanji.
4. Paralanguage (parabahasa), yang menunjuk pada
unsur-unsur nonverbal suara dalam pecakapan verbal. Misalnya karakter vocal,
bicara disertai senyum atau sedu sedan.
5. Kebisuan, yang dipandang agak membingungkan,
karena membisu dipandang tidak berkomunikasi. Kebisuan bisa mengkomunikasikan
persetujuan apatis, terpesona, bingung, termenung, tidak setuju, malu,
menyewal, sedih, tertekan, dan seterusnya.
6. Haptics, yang berkaitan dengan penggunaan
sentuhan dalam berkomunikasi. Misalnya ibu yang mengusap kepala anaknya.
7. Tampilan fisik dan Busana, yang
menunjuk tampilan fisik dan busana yang dikenakan. Misalnya pelayat menggunakan
pakaian hitam.
8. Olfatics, yang terkait dengan penggunaan
indera penciuman dalam berkomunikasi nonverbal. Misalnya, wangi parfum.
9. Oculesics, yang menunjukkan pada pesan yang
disampaikan melalui mata. Misalnya mata melotot menunjukkan marah.
Jandt (1998: 100-101) menyebut fungsi
komunikasi nonverbal sebagai berikut.
1. Menggantikan pesan lisan, Misalnya
memberi isyarat di keramaian karena sulit berkomunikasi secara lisan.
2. Menyampaikan pesan-pesan yang tidak enak disampaikan
secara lisan, Misalnya mengungkapkan perasaan dengan kedekatan fisik atau
kedipan mata.
3. Membentuk pesan yang mengarahkan komunikasi, Misalnya,
saat wawancara lamaran kerja, kita memakai pakaian yang rapi.
4. Memperjelas relasi, Misalnya meja besar yang
digunakan direktur untuk menunjukkan relasinya dengan karyawannya di kantornya.
5. Mengatur interaksi, Misalnya kita angkat tangan
minta kesempatan untuk bicara.
6. Memperkuat dan memodifikasi pesan-pesan verbal, Misalnya, menggerakaan
tangan mengilustrasikan suatu kejadian.
C.
KOMUNIKASI
VISUAL
Dalam
kegiata komunikas visual, isi pesan umumnya diubah ke dalam simbol-simbol yang
dapat dipahami lawan komunikasi, umumnya simbol-simbol bahasa atau simbol
verbal. Simbol-simbol bahasa itu dibantu atau diganti dengan simbol visual
seperti gambar dan grafik untuk membantu pemahaman lawan komunikasi. Jadi,
komunikasi visual merupakan kegiatan penyampaian pesan dengan menggunakan
simbol-simbol visual.
Bentuk
komunikasi visual yang paling sering digunakan adalah (a) gambar, misalnya ilustrasi laporan. Pentingnya gambar ini pun dapat
kita kaitkan dengan 3 cara pokok proses belajar yang kita alami yakni (1)
enaktif (pengalaman langsung), (2) ikonik (pengalaman lewat gambar), (3)
simbolik (pengalaman dengan tingkat abstraksi yang tinggi). (b) grafik, Visualisasi secara grafis ini
akan membantu lawan-komunikasi untuk (1) memfosukan perhatian pada materi yang
disampaikan, (2) menarik perhatian, (3) bisa memperlihatkan hubungan materi
yang disampaikan dengan waktu pencapaian, (4) mempercepat pemahaman, dan (5)
membantu interpretasi data yang disajikan. (c)
foto ata slide, foto atau slide mampu menampilkan realitas yang lebih
mendekati aslinya.
D.
ANALISIS
KHALAYAK
Analisi
khalayak artinya menyesuaikan diri kita dengan lawan komunikasi kita atau kita
berempati degan lawan komunikasi kita. Secara umum ada tiga kategorisasi yang
biasa digunakan untuk mengidentifikasi khalayak, yakni secara: (1) demografis, (2) lokasi geografis, (3) psikografis.
Faktor demografis mencakup usia,
jenis kelamin, status keluarga, tingkat pendidikan, pekerjaan/jabatan, tingkat
pendapatan, agama, ras dan etnis. Identifikasi beradasarkan lokasi geografis berkaitan dengan
budaya, tempat tinggal(kota, negara dll). Identifikasi berdasarkan psikografis berkaitan dengan persepsi,
disonansi kognitif, proses belajar, kebiasaan, motivasi, dan kebutuhan.
Identifikasi atas khalayak dengan pendekatan
psikososial bisa juga kita lakukan degan mengenali komponen-komponen
sosio-psikologis manusia yang dibagi menjadi 3, yaitu: (1) komponen afektif
yang berkaitan dengan kecenderungan untuk menyukai/menyenangi/meminati sesuatu,
(2) komponen kognitif yang berkaitan dengan pengetahuan manusia, dan (3)
komponen konatif yang berkaitan dengan
tindakan manusia.
Motif
kebutuhan manusia biasanya dibagi menjadi (1) motif primer yang sifatnya
biologis. Misalnya makan dan minum. (2) motif sekunder yang sifatnya
sosiogenesis yang melahirkan kebutuhan yang bersifat sosiogengesis pula seperti
kebutuhan untuk berprestasi. Menurut Abrahama Maslow jenjang kebutuhan manusia
dimulai dari (1) kebutuhan biologis seperti makan dan minum, (2) kebutuhan akan
rasa aman, (3) kebutuhaan akan ketertarikan dan cinta, (4) kebutuhan akan
penghargaan, dan (5) kebutuhan untuk aktualisasi diri. Sedangkan David McLeland
melihat kebutuhan manusia itu ada 3, yakani (1) kebutuhan untuk berprestasi,
(2) kebutuhan akan kasih sayang, dan (3) kebutuhan untuk berkuasa.
Adapun jenis
komunikasi bisnis yang akan kita langsungkan, sala satu prinsip penting yang
harus diperhatikan adalah mempertimbangkan khalayak sasaran komunikasi. Karena
dengan mengenali siapa lawan komunikasi kita, maka akan memudahkan kita untuk
menyusun pesan yang sesuai dengan kebutuhan dan keinginan khalayak.
Keberhasilan komunikasi bisnis yang kita lakukan akan sangat bergantung pada
sejauh mana kita mengenali khayalak komunikasi kita.
KEGIATAN
BELAJAR 2
Teknik
Penyusunan Pesan Komunikasi Bisnis
A.
ORGANISASI
PESAN
Organisasi
pesan merupakan bagian penting dalam kegiatan komunikasi manusia, termasuk
komunikasi bisnis. Pesan yang terorganisasi terbutkti lebih efektif
dibangingkan dengan pesan yang tidak terorganisasi. Pada umumnya pesan yang kita susun
diorganisasikan dengan mengelompokkannya ke dalam tiga bagian besar. Ketiga
bagian tersebut meliputi (a) pembuka/pendahuluan (introduction), (b) isi (body),
dan (c) penutup/kesimpulan (conclusion). Kita bisa mengorganisasikan pesan dengan
urut-urutan seperti dengan akronim ANSVA(attention,
need, satisfaction, visualization, dan action). Ada juga akronim yang terkenal yaitu AIDDA (attention, interest, desire, decision, dan
action). Prinsipnya sama dengan
ANSVA. Dalam dua pendekatan tersebut pesan diorganisasikan dengan diawali
menyajikan sesuatu yang menarik perhatian, diikuti dengan pembangkitan
kebutuhan dan diakhiri ajakn bertindak. Se
Selanjutnya,
Rahmat (2005: 295) menunjukkan enam macam organisasi pesan. Yaitu:
1. Deduktif,
yang menyatakan lebih dulu gagasan utama lalu diperjelas dengan pernyataan
pendukung atau bukti.
2. Induktif,
yang dimulai dengan rincian-rincian dan data pendukung lalu menarik kesimpulan.
3. Kronilogis,
yang menyusun pesan dengan urutan waktu terjadinya satu peristiwa.
4. Logis, yang
menyusun pesan dengan menggunakan hubungan sebab akibat sehingga kita bisa
menjelaskan lebih dahulu akibat baru sebab atau sebab dulu baru akibat.
5. Spasial,
yang menyusun pesan dengan urut-urutan berdasarkan tempat.
6. Topikal,
yang menggunakan topik tertentu muali dari yang kurang penting hingga yang
terpenitng dan sebaliknya.
B.
IMBAUAN
PESAN
Imbauan
pesan itu berkenaan dengan upaya kita mempengaruhi orang lain melalui pesan
yang kita sampaikan yang menyentuh motif yang mengerakkan atau mendorong
perilaku penerima pesan (Rahmat, 2005: 298). Artinya, pesan yang kita sampaikan
itu menyentuh aspek psikologis tertentu khususnya motif dari penerima pesan
atau komikan.
Rahmat
(2005: 298-301) menyebutkan jenis-jenis imbauan pesan tersebut seperti berikut
ini.
1. Imbauan Rasional, yang berarti kita meyakinkan
orang lain degan pendekatan logis atau penyajian bukti-bukti.
2. Imbauan Emosional, yang berarti kita meyakinkan
orang lain dengan pendekatan yang menyentuh sisi emosi orang lain.
3. Imbauan takut, yang berarti kita meyakinkan orang
lain dengan menunjukkan sisi menyeramkan dari suatu fakta untuk mendorong orang
lain mengikuti apa yang kita inginkan.
4. Imbauan ganjaran, yang berarti kita mengubah
sikap, pendapat dan perilaku orang lain dengan memberikan imbalan tertentu
seperti pujian, penghargaan atau hadiah.
5. Imbauan motivasional, yang
merupakan kegiatan komunikasi untuk mengubah sikap, pendapat, dan perilaku
dengan menggunakan pesan-pesan yang membangkitkan semangat lawan komunikasi
kita.
0 coment�rios:
Post a Comment