MODUL 4
KORESPONDENSI
Semua kegiatan komunikasi bisnis,
pada perencanaan komunikasinya akan mengacu pada aspek-aspek (a) penetapan
tujuan, (b) identifikasi dan profil khalayak, (c) mengembangkan pesan, (d)
menetapkan saluran komunikasi, (e) menetapkan bentuk kegiatan dan materi
komunikasi, (f) mengembangkan kerja sama, (g) menjalankan rencana, dan (h)
pemantauan dan evaluasi.
KEGIATAN
BELAJAR 1
Merencanakan
Korespondensi Bisnis
Kita mulai penjelajahan kita dengan memperhatikan gambar
berikut.
|
SASARAN
|
Sumber: The Spin Project (2005: 3)
Piramida Perencanaan Komunikasi
Gambar tersebut pada dasarnya
menjelaskan 6 pertanyaan yang harus dijawab tatkala kita menyusun rencana
komunikasi bisnis. Pertanyaan tersebut adalah:
1. Bagaimana
Infrastruktur bisnis yang dimiliki?
2. Apa tujuan
yang hendak dicapai melalui komunikasi bisnis?
3. Siapa
sasaran komunikasi bisnis kita?
4. Siapa
khalayak komunikasi bisnis kita?
5. Apa pesan
komunikasi bisnis kita?
6. Apa pesan
komunikasi bisnis kita?
Tujuan
komunikasi bisa dicapai bila kita sudah menetapkan sasarannya. Contoh, sasaran
komunikasi kita adalah remaja. Remaja belum spesifik, karena remaja adalah
kelompok besar dalam masyarakat. Kita bisa buat spesifik dengan menyatakan
remaja yang menjadi khalayak sasaran adalah remaja putri di perkotaan. Dalam kegiatan korespondensi pun, komunikasi
nonverbal dan komunikasi visual ini berlangsung. Jenis surat, ukuran kertas,
warna logo, tipografi(jenis huruf), dan bentuk dan ukuran amplop misalnya
mengkomunikasikan sesuatu pada penerima surat.
Kita perlu
mengetahui lebih lanjut prinip-prinp penting dalam penulisan surat. Ada 2
prinsip yang harus kita pegang saat membuat surat untuk kepentingan
korespondensi bisnis yakni (a) empati, dan (b) pengorganisasian pesan. Empat
adalah kemampuan untuk mengenali kerangka referensi (pengetahuan, perasaan, dan
emosi) orang lain dan untuk memproyeksikan dan mengkomunikasikan pemahaman
terhadap orang lain. Atau dalam ungkapa populer, empati artinya berdiri di atas
sepatu orang lain.
A.
EMPATI
Empati
menuntut kita untuk bisa merasakan situasi pribadi orang lain. Dengan demikian,
proses komunikasi yang kita kembangkan berjalan dengan cara:
1. Mencoba
memahami situasi dari titik pandang pembaca, sehingga pembaca surat menghargai
upaya yang kita lakukan untuk memahami perasannya. Ringkasnya, empati merupakan
cara yang paling tepat untuk membangun kedekatan, kredibilitas dan hubungan
antarpribadi dan bisnis yang langgeng.
2. Melihat
situasi atau permasalahan dari perspektif pembaca surat, kita berusaha untuk
menempatkan situasi dalam sudut pandang orang lain, yakni pembaca surat kita,
yang merupakan dimensi pertama dari empat. Dalam mengungkapkan empati ini hal
yang penting kita lakukan adalah (a) mengembangkan “sikap kekitaan” dan (b)
memanfaatkan pengetahuan kita tentang penerima surat tadi.
Apa yang dimaksud dengan sikap “kekitaan”?
“Sikap kekitaan” tidak membedakan antara “saya”, dan “anda”, melainkan
mengembangkan sikap inklusif yang mengajak orang lain menjadi bagian dari diri
kita dan kita pun ditempatkan dalam diri orang lain. Menurut Boveen dan Thill
(1989: 76), untuk menanamkan “sikap” ini, disarankan untuk memusatkan perhatian
atas (a) Apakah pesan yang disampaikan diarahkan pada kebutuhan dan kepedulian
utama pembaca? (b) Apakah informasi dinyatakan secara benar, jujur dan etis?
(c) Akankah pembaca menerima gagasan ini dengan fair, logis dan etis? (c) Akankah gagasan diungkapkan secara jelas
dan padat (untuk menghindari membuang-buang waktu, uang dan kemungkinan
memalukan karena pesan yang disalah artikan) (e) Apakah membaca merasa pesan
yang disampaikan itu untuk dirinya, apakah pembaca memiliki gambaran jelas
tentang pesan tersebut (f) Apakah pesan digunakan sebagai sarana untuk
mengembangkan hubungan bisnis yang positif –sekalipun pesannya negatif--.
Contohnya: Silakan, terimakasih, dan
ucapan-ucapan penghormatan yang dipakai secara tepat. (g) Apakah pesan secara
eksplisit menyatakan kesantunan? (h) Apakah surat mencerminkan standar bisnis
professional yang tinggi, yang dapat dilihat dari kualitas kertas yang
digunakan, format yang dipakai, kualitas cetakan dan tidak adanya salah ejaan
dan kesalahan tata bahasa.
Untuk membantu kita melihat situasi dari
titik pandang orang lain, kita hendaknya memperhatikan informasi-informasi yang
relevan mengenai pembaca surat kita. Ada beberapa faktor yang harus kita
perhatikan dalam berempati dengan orang lain, yatu: (1) Usia, (2) Taraf
ekonomi, (3) Latar belakang pendidikan/pekerjaan, (4) Budaya, (5) Kedekatan,
(6) Harapan, dan (7) Kebutuhan pembaca. Dengan demikian, empati merupakan sikap
dasar kita saat menyusun pisan. Sedangkan bagaimana pesan diorganisasikan, yang
merupakan prinsip berikutnya dalam berkorespondensi, kita akan membahasnya
berikut ini.
B.
ORGANISASI
SURAT
Istilah
mengorganisasikan memiliki makna sebagai “pembagian topik ke dalam
bagian-bagian dan menyusun topik tersebut agar memiliki urutan yang tepat”.
Pesan tersebut harus jelas, yakni, pesan tersebut lengkap, akurat, fair, masuk akal, etis dan logis. Setiap
paragraf dalam surat memiliki fungsi tersendiri. Ada paragraf yang menyampaikan
gagasan utama dan ada paragraf yang menyampaikan gagasan pokok.
Dengan
memakai kerangka isi, pembaca surat akan mendapatkan keuntungan. Berikut
manfaat atau keuntunga bagi pembaca:
1. Pesan yang
disampaikan pada dan akurat,
2. Ketertarikan
antar gagasan yang disampaikan dalam surat menjadi lebih mudah diperlihatkan
dan diingat, dan
3. Reaksi
terhadap isi surat dan penulisnya menjadi lebih positif. Reaksi pembaca surat
dipengaruhi urutan penyajian gagasan. Karena itu, sebaiknya surat dibuka dan
ditutup dengan kalimat yang empati.
Dalam
mengorganisasikan pesan, kita perlu memberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan
berikut ini.
a. Apa ide
utama/pokok dari pesan yang disampaikan?
b. Reaksi apa
yang mungkin akan muncul terhadap pesan tersebut?
c. Dengan
mempertimbangkan kemungkinan reaksi dari pembaca surat, haruskah ide
utama/pokok tersebut ditempatkan pada bagian awal atau bagian akhir surat?
Pertanyaan-pertanyaan
tersebut dapat dijawab dengan memperhatikan tujuan penulisan surat.
Reaksi-reaksi yang muncul dari pembaca surat, dapat kita bagi ke dalam 4
kelompok, yaitu:
a. Senang;
b. Tidak
senang;
c. Berminat,
namun diungkapkan dengan cara yang menyenangkan dan tidak menyenangkan;
d. Tidak
berminat;
LebPengorganisasian
pesan dapat secara deduktif maupun induktif. Perbedaan kedua pola tersebut
dapat kita lihat berikut ini.
|
Ditulis Secara Deduktif
(Mengutamakan Gagasan
Besar)
|
Menulis Secara Induktif
(Mengutamkan Rincian)
|
|
Jika pesannya menyenangkan
pembaca
|
Jika pesannya tak
menyenangkan pembaca
|
|
Jika pesannya rutin
disampaikan (baik pesan menyenangkan maupun sebaliknya)
|
Jika pembaca kemungkinan
tidak meminatinya.
|
Sumber: Himstreet, et
al. (1993)
Penulisan secara deduktif dibandingkan
dengan penulisan secara induktif memiliki beberapa kelebihan, yakni:
1. Lebih mudah
membuka kalimat; bisa saja diawali dengan kalimat yang menunjukkan keraguan,
lalu diikuti penjelasan dengan rinci.
2.
Kalimat pertama dapat dijadikan sarana penarik
perhatian.
3.
Bila kabar baik dimunculkan diawal, dengan sendirinya
pesan tersebut langsung membentuk suasana hati yang menyenangkan dalam benak
pembacanya.
4.
Pengaturan seperti ini bisa menghemat waktu pembaca.
KEGIATAN BELAJAR 2
Teknik Penyusunan Pesan Komunikasi Bisnis
Kali ini
kita masuk pada aspek teknis dari komunikasi bisnis yang menggunakan medua
surat-menyurat atau biasa dinamakan degan korespondensi. Bentuk-bentuk surat
ini mengacu pada tujuan penulisan surat. Pertama, menyampaikan informasi.
Kedua, menjalin relasi atau hubungan manusiawi.
A.
SURAT KLAIM
RUTIN
Surat klaim rutin
adalah surat yang disampaikan pada pihak lain yang meminta untuk dilakukan
penyelesaian atas masalah tertentu. Surat klaim ini ada dua jenis yaitu surat
rutin dan surat klaim persuasif. Surat klaim persuasif dibuat dengan asumsi,
klaim kita akan dipenuhi hanya jika ada ada penjelasan dan yang bersifat
persuasif dan argumentatif. Sedangkan surat klaim rutin bisa saja diajukan
karena sudah ada jaminan sebelumnya atau sesuai dengan persyaratan kontrak yang
telah disepakati sebelummnya. Surat kalim rutin ini dibuat berdasarkan asumsi,
permohonan klaim tersebut akan dipenuhi secara cepat dan dan pasti tanpa
memerlukan persuasi. Dalam memenuhi
surat klaim ini disarankan untuk bisa memenuhi syarat-syarat berikut.
1.
Permintaan kita ditempatkan pada kalimat pertama;
2.
Jelaskan dengan rinci hal yang mendukung permintaan
itu;
3.
Surat ditutup dengan pernyataan yang menunjukkan
penghargaan;
B.
SURAT RUTIN
TENTANG KREDIT
Berdasarkan hasil studi, kerangka surat
permintaan informasi kredit yang efektif hendaknya mengisikan:
1. Penjelasan
tentang permintaan dan nama kita pada bagian awal, bahkan bila memungkinkan
disampaikan pada kalimat pembuka atau pada baris perihal.
2. Meyakinkan
penerima surat bahwa informasi yang diberikannya akan dijaga secara
konfidensial.
3. Menguraikan
informasi yang diminta.
4. Menutup
surat denga ucapan terima kasih.
C.
SURAT
ORDERAN/PESAN
Kerja sama
pengadaan barang dan jasa dengan pihak lain dapat kita lakukan berdasarkan
kontrak bulanan atau tahunan. Disinilah komunikasi bisnis melalui korespondensi
bisa berjalan. Surat pesan/order ini menggunakan pendekatan deduktif. Surat
pesanan/order hendaknya memperhatikan hal-hal sebagai berikut.
1. Menunjukkan
kalimat yang menunjukkan order/pesanan pada bagian awal.
2. Cantumkan
pula rencana pembayaran dan cara pengiriman pesan.
3. Akhiri
surat tersebut dengan kalimat yang menunjukkan kepercayaan pengirim surat
kepada pihak yang menerima pesan.
Berikut
contoh surat orderan/pesan:
D.
SURAT
KHUSUS
Surat pun berfungsi
untuk menjaga dan menignkatkan hubungan dengan pihak di dalam dan luar
organisasi. Semua surat yang dikategorikan surat khusus itu dibuat untuk
menunjukkan empati dan membina hubungan baik dengan organisasi/lembaga bisnis
lain.
E.
SURAT
SIARAN PERS
Surat siaran pers
merupakan bagian dari surat khusus.
Dalam membuat siaran pers ada beberapa hal yang penting untuk kita perhatikan,
yaitu:
1. Surat
menggunakan kop perusahaan.
2. Menyatakan
permohonan tanggal pemuatan berita yang diinginkan.
3. Mencantumkan
nama penanggung jawab resim siaran pers tersebut.
4. Memberikan
informasi yang selengkap-lengkapnya (gunakan prinsip 5W+1H).
5. Menulis
secara deduktif dengan memperhatikan kepadatan dan kejelasan informasi.
F.
SURAT
PENJUALAN
Menjual barang atau
jasa ada yang terlebih dahulu menawarkan surat penawaran, atau surat penjualan,
khususnya untuk produk-produk korporat atau bahan buku produksi. Surat
penjualan merupakan salah satu bentuk penawaran yang disusun dengan pendekatan
persuasif. Untuk menulis surat penjualan yang bedaya persuasi, maka dalam
perencananannya kita menjawab pertanyaan-pertanyaan seperti berikut.
1. Gambaran
sangat kuat berupa apa yang mendukung produk atau gagasan kita?
2. Seberapa
besar perbedaan produk kita dengan produk para kompetitor?
3. Pesan apa
yang akan disampaikan kepada khalayak? Siapa khalayaknya.
4. Tindakan
seperti apa yang diharapkan dari penerima surat?
5.
Prinsip-prinsip penulisan mana yang secara khusus
dapat membantu?
Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan itu,
pada dasarnya dapat dirangkum menjadi:
a.
Pengetahuan tentang produk;
b. Pengetahuan
tentang pembaca;
c. Identifikasi
tindakan yang diinginkan, dan
d.
Penerapan prinsip-prinsip penulisan.
Untuk mengetahui surat penjualan, kita bisa
melihatnya dari faktor-faktor demografis dan psikografis. Faktor demografis
berupa informasi tentang status sosial-ekonomi, seperti tingkat pendidikan dan
tingkat pembelanjaan per bulan. Sedangkan secara psikografis bisa dilihat
berdasarkan tipologi tertentu seperti orang yang sudah mapan secara sosial dan
eknomi, orang yang menyenangi untuk membaca produk baru atau orang yang lebih
mengutamakan pemenuhan kebutuhan dasar.
Adapun dalam prinsip penulisan surat, kita
bisa berpedoman pada aspek teknis penulisan seperti berikut.
1.
Koherensi/keterkaitan;
2. Kesatu-paduan;dan
3.
Penonjolan
Dengan mengingat surat sebagai bentuk
komunikasi verbal, maka penggunaan bahasa menjadi penting. Oleh sebab itu kita
sebaiknya memperhatikan prinsip penggunaan bahasa sebagai berikut:
1. Mempergunakan
kata kerja aktif;
2. Mempergunakan
bahasa yang spesifik;
3. Membawa
pembaca pada bagian yang penting;
4. Menonjolkan
pada bagian yang menyatakan penjualan, dan
5. Menggunakan
kerangka tertentu.
0 coment�rios:
Post a Comment